NWOW - New Way of Working

Schau Dir an, wie Caroline Rombout (Leiterin der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung bei Metro/Makro) erklärt, wie Metro/Makro, COVID als eine echte Chance genutzt hat, um mehr Freiheit, Wahlmöglichkeiten und einer neuen Art der Zusammenarbeit, in ihrem Arbeitsalltag und Räumlichkeiten zu ermöglichen, während aber gleichzeitig die Bürofläche halbiert würde.

CLIENT METRO/MAKRO

DIE HERAUSFORDERUNG

Infolge der Corona-Krise hat Marko beschlossen, die “neue Normalität” zu formalisieren und ihren Hauptsitz von zwei auf eine Etage zu verkleinern, was aber gleichzeitig zahlreiche Fragen und Herausforderungen mit sich brachte:

Wie können die Mitarbeiter in die Lage versetzt werden, ihre Arbeit weiterhin so effizient wie möglich zu erledigen
wie kann man die unterschiedlichen Bedürfnisse und Erwartungen von Management, Abteilungen, Teams und Einzelpersonen erfüllen
Wie definiert man das richtige Maß an Privatsphäre
Wie kann man weiterhin den Transfer und die Lagerung von Dokumenten und anderen Material ermöglichen
Wie werden die gesetzlichen Regeln und Vorschriften eingehalten
Und natürlich, wie schafft man eine neue Art der Zusammenarbeit im Team.

DER ANSATZ

Caroline und ihr Team haben Accelerated Design Thinking (ADT) als systematische Vorgehensweise eingesetzt, um:

alle relevanten Erwartungen der Stakeholder (Teams, Funktionen, Abteilungen, Management, Gewerkschaften, Regeln und Vorschriften usw.) abzugleichen und einzubeziehen.
schnell und zielgerichtet neue Ideen zu allen Aspekten einer neuen Nutzung des drastisch reduzierten Raums zu entwickeln.
aus mit einer Auswahl und Kombination von relevanten Ideen zu einem wünschenswerten und gleichzeitig umsetzbaren Konzept zu gelangen.
die größere Organisation mit dem richtigen Maß an Visualisierung und Räumlicher Darstellung zu inspirieren und zu überzeugen.

DAS ERGEBNIS

Das Makro-Team hat seine Vision einer neuen Arbeitsweise innerhalb von 6 Monaten während einer der größten Krisen der Geschichte entwickelt und umgesetzt:

Von 420 Schreibtischen auf 120 Schreibtische
Wiederverwendung vorhandener Ressourcen (Möbel, Ausrüstung, Infrastruktur)
Integration und Nutzung von bestehenden Makro-Filialen und Locations als Satelliten-Büros
Hinzufügen von neuen Aspekten und Funktionen mit einem echten Mehrwert, wie z.B. einem Silent Space, Stille Arbeitsraum, einer Mehrzweckküche, einem Amphitheater
Ermöglichung eines ausgewogenen Verhältnisses zwischen Heim- und Büroarbeit mit einem Online-Buchungstool, gemeinsame Nutzung von Lagerräumen für z.B. Dokumenten)
Und damit letztendlich auch mehr Freiheit, mehr Auswahl und einer neuen Art und Weise miteinander zu arbeiten.

DIE NEUE ART ZU ARBEITEN!

2021, mitten in der Corona-Krise, beschloss Metro/Makro, die “neue Normalität” als Chance zu nutzen, um die Art und Weise wie man als Team zusammenarbeitet, nachhaltig zu verändern. Aufgrund der begrenzten Anzahl von Mitarbeitern, die bereit und in der Lage waren, in den Büros zu arbeiten, wurde die Entscheidung getroffen, die Anzahl der Etagen des Hauptsitzes von zwei Vollgeschossen auf das Erdgeschoss zu reduzieren.

Um sowohl die physischen Büroräume aber auch die damit verbundenen Arbeitsprozesse anzupassen, wurde Caroline Rombout, die Leiterin der Abteilung Personal- und Organisationsentwicklung von Metro/Makro, mit der Durchführung eines Projekts namens “NWOW” – The new way of working beauftragt.

Die Herausforderung bestand darin, alle Mitarbeiter in die Lage zu versetzen, ihre Arbeit weiterhin so effektiv wie möglich zu erledigen und gleichzeitig die unterschiedlichen Bedürfnisse und Erwartungen des Managements, der Abteilungen, der Teams, der Einzelpersonen, und insbesondere der Gewerkschaften und Vorschriften, in Einklang zu bringen.

Während einige Beteiligte nicht zu Hause arbeiten konnten und das Büro als ruhigen Arbeitsort benötigten, brauchten andere das Büro als Ort der Begegnung, Zusammenarbeit und Interaktion. Dies erforderte nicht nur ein unterschiedliches Maß an Diskretion und Privatsphäre, sondern auch neue Verfahren für die Übertragung und Lagerung von Waren und Dokumenten. Und das alles mit begrenzten Ressourcen und einer Frist von 6 Monaten.

Als Innovationsstifter hatten wir die Ehre, Caroline und ihr Team mit unserem systematischen Ansatz bei der Entwicklung neuer Ideen und Lösungen, sowie der folgenden Visualisierung, Validierung und Konzeptentwicklung, als Basis für die eigentliche Umsetzung, zu unterstützen:

How we got there...

PHASE 1

Verstehen der Herausforderung

Wir haben den Prozess zur Entwicklung einer neuen Arbeitsweise, mit einer Reihe von Interviews mit allen beteiligten Hauptakteuren begonnen, um alle Bedürfnisse und Erwartungen des Managements, der Abteilungen, der Teams, der Einzelpersonen, der Gewerkschaften, der Regeln und Vorschriften zu erfassen.

Während wir die wichtigsten Erkenntnisse über die Bedürfnisse und die gegebenen Umstände gesammelt haben, haben wir gleichzeitig eines der Kernprinzipien von Accelerated Design Thinking direkt angewendet. Das Prinizip der “Dekonstruktion”. Durch die Dekonstruktion der bestehenden Räumlichkeiten und der damit verbundenen Arbeitsprozesse haben wir uns somit gezielt, einen Überblick über alle für die Lösungsentwicklung verfügbaren Ressourcen verschafft.

PHASE 2

Systematische, schnelle und gezielte Ideenfindung mit ADT

Anstelle einer herkömmlichen Empathie-phase, mit umfangreichen Recherchen und Umfragen, haben sich Caroline und ihr Team für eine beschleunigte Vorgehensweise entschieden. Daher haben wir, in einem funktionsübergreifenden Workshop, das vorhandene Makro-Expertenwissen genutzt, um gezielt, auf der Grundlage vorhandener Ressourcen, systematisch neue Ideen zu entwickeln. Das Team hat zahlreiche Ideen zu allen Aspekten der gegebenen Herausforderung, wie den Arbeitsprozessen, der Digitalisierung, dem Datenschutz, der Mitarbeitermotivation und viele andere.

PHASE 3

Kombinieren von Ideen zu Konzepten

Um alle Bedürfnisse und Erwartungen, der unterschiedlichen Interessengruppen, sowie den gegebenen Vorschriften und geschäftlichen Realitäten, in Einklang zu bringen, hat das Team die relevanten Ideen ausgewählt und zu erstrebenswerten, praktikablen und gleichzeitig umsetzbaren Konzepten für die Entscheidungsfindung kombiniert. Als Ergebnis wurden 3 Konzepte entwickelt, die die derzeitige Arbeitsweise in unterschiedlicher Ausprägung in Frage stellen.

PHASE 4

Greifbare und überzeugende Ergebnisse

Die richtige Art und Detailgenauigkeit, der räumlichen Darstellungen und Visualisierungen während der Konzeptentwicklungsphase, hat das Team nicht nur dabei unterstütz, sich ihre Konzepte genauer vorstellen zu können, sondern hat es ihnen gleichzeitig ermöglicht, ihre Annahmen genauer zu prüfen, um so ein endgültiges Konzept auszuwählen und umzusetzen zu können.

Während die Live-Illustrationen während der Workshops hauptsächlich dazu dienen, ein gemeinsames Verständnis für die Essenz einer einzelnen Idee zu schaffen, sind die, 3D-Grundrisse und Objektrenderings für die endgültigen Konzepte, auch gleichzeitig die Basis und Briefings für die Umsetzungsphase.